Wat is de PDCA cyclus

De afkorting hebben we hiervoor al kort beschreven, maar het belangrijkste is hoe deze cyclus echt in z’n werk gaat. De cyclus kan in veel verschillende zakelijke contexten toegepast worden, maar met de toename van de datahoeveelheid waar bedrijven mee kampen, is het wel belangrijk dat er ook naar de goede KPI’s gekeken kan worden.

Plan

Om deze cyclus in gang te zetten moet er eerst een plan opgesteld worden. Wat kan er bijvoorbeeld verbetert worden en hoe denk je dit te gaan bereiken? Als het gaat om een probleem is het belangrijk om dit zo goed mogelijk in kaart te brengen. Ook kan het helpen om één of meerdere hypotheses op te stellen, waar je later op kan reflecteren.

Do

Vervolgens is het belangrijk om dit plan uit te gaan voeren, rekening houdend met de probleemstelling. Zorg dat iedereen betrokken is bij de uitvoering die ook echt betrokken moet zijn bij dit proces of bij deze verandering. Hierdoor wordt verantwoordelijkheid gecreëerd en kan het plan ook zo realistisch mogelijk uitgevoerd worden.

Check

In deze fase is het belangrijk om te checken of de targets gehaald worden en of de hypotheses kloppen. Om dit goed te kunnen meten is het belangrijk om van tevoren te zorgen dat alle data goed gemeten wordt en dat alles overzichtelijk terug te vinden is.

Om dit bij te houden is het verstandig om gebruik te maken van dashboards, waarin de belangrijkste data is vastgelegd, zowel positief als negatief. Verder in dit artikel gaan we dieper in op de vraag hoe datavisualisatie en dashboarding in deze cyclus cruciaal is, dus je kan via de link alvast doorgaan mocht je geïnteresseerd zijn.

Act

Wanneer de analyses gemaakt zijn is het belangrijk om op de resultaten te reageren. Het kan dus zijn dat er in deze fase aanpassingen gedaan moeten worden om het proces te verbeteren. Kijk dus waar mogelijk naar de data om te zien waar de aanpassingen nodig zijn.

Het is belangrijk om te vermelden dat dit een continue proces is en dat er na elke cyclus in principe weer een nieuwe gestart kan worden.

Integratie van Business Intelligence (BI) en dashboards in PDCA

Zoals we eerder benoemt hebben kan er voornamelijk in de ‘Check’ fase van de PDCA cyclus meerwaarde worden gecreëerd wanneer hier gebruik gemaakt wordt van BI en dashboarding.

Hoe dit proces, inclusief het gebruik van dashboards, in z’n werk gaat kan het beste worden toegelicht aan de hand van enkele voorbeelden. Hieronder hebben we 3 cycli beschreven:

PDCA Cyclus 1: Financiële prestaties beheren:

Plan -> Stel hier eerst bepaalde doelen vast en maak hierbij een plan om deze doelen te behalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan omzet- en winstdoelen en bepaal hierbij de KPI’s, zoals de operationele kosten of de productiekosten.

Do -> Voer de activiteiten uit die de omzet gaan genereren en zorg dat je alles noteert in een boekhoudsysteem zoals Exact Online. Het is belangrijk om hier alles goed bij te houden en te noteren om in de volgende stap de data goed uit te kunnen lezen.

Check -> Gebruik BI-dashboards om alle financiële gegevens vanuit Exact Online of een ander systeem te analyseren om te bepalen of de targets gehaald zijn. Zie het voorbeeld dashboard hieronder.

Act -> Identificeer trends en afwijkingen in de financiële gegevens om te bepalen waar kosten gereduceerd kunnen worden, waar prijzen aangepast kunnen worden of waar er mogelijk nieuwe groeikansen liggen.

PDCA Cyclus 2: Optimaliseren van de verkoop in de sierteelt

Plan -> Stel hier eerst bepaalde doelen vast en maak hierbij een plan om deze doelen te behalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan doelen voor de omzetgroei, het aantal verkopen, of het aantal afnames per relatie.

Do -> Voer de activiteiten uit die de omzet gaan genereren en zorg dat je alles noteert in een verkoopsysteem zoals Floriday. Om alles in de volgende stap op waarde te kunnen checken, is het belangrijk om in deze stap alles goed te registreren. Als er gegevens missen zal de data in de volgende stap niet kloppen met de werkelijkheid.

Check -> Gebruik BI-dashboards om alle verkoop gegevens vanuit Floriday of een ander systeem te analyseren om te bepalen of de targets gehaald zijn. Ook kan je op deze manier eenvoudig terug zien of de afspraken met relaties zijn nagekomen en of de afgesproken aantal stuks ook daadwerkelijk zijn afgenomen. Zie het voorbeeld dashboard hieronder.

Act -> Identificeer trends en afwijkingen in de verkoopdata om te bepalen waar kosten gereduceerd kunnen worden, waar prijzen aangepast kunnen worden of waar er mogelijk nieuwe groeikansen liggen.

PDCA Cyclus 3: Het verbeteren van de matchingsprestaties

Plan -> Een belangrijk onderdeel van de uitzendbranche is het vinden van de beste matches. Stel hier eerst bepaalde doelen vast en maak hierbij een plan om deze doelen te behalen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan doelen voor het aantal kandidaten, het aantal plaatsingen en het matchingpercentage. Ook kan het nuttig zijn om bij te gaan houden waar deze kandidaten vandaan komen.  

Do -> Voer de activiteiten uit vanuit het plan die ervoor gaan zorgen dat je de gewenste doelen kan behalen. Zorg dat je alles noteert in een CRM of ATS (Applicant Tracking System) zoals Carerix. Ook hier is het weer belangrijk om alles goed te noteren en op te slaan om realistische data te creëren. De cyclus kan namelijk niet goed uitgevoerd worden als dit niet goed gedaan is.

Check -> Gebruik BI-dashboards om alle data met betrekking tot de kandidaten en matches uit Carerix of een ander systeem te analyseren om te bepalen of de targets gehaald zijn. Het is belangrijk om goede analyses te doen en ook te kijken of de cijfers logisch zijn.

Act -> Identificeer trends en afwijkingen in de financiële gegevens om bijvoorbeeld waar je de meest ideale kandidaten kan vinden die zorgen voor het hoogste matchingspercentage en de langste doorlooptijd.

Voorbeelden uit de praktijk

Mocht je geïnteresseerd zijn om te lezen hoe dashboards toegepast kunnen worden in de praktijk en hoe ze ingezet kunnen worden om processen te verbeteren, nodigen we je graag uit om een aantal case studies te bekijken. Lees onder andere wat voor meerwaarde dashboards hebben bij DAEL Groep of Vitensa.