Wat is data en waarom is data belangrijk?

Je kan data waarschijnlijk het beste zien als bouwstenen van informatie. Het verwijst naar rauwe en onbewerkte en daarbij feitelijke informatie. Getallen, woorden, foto’s en video’s zijn ook allemaal voorbeelden van data. Het kan ons in het bedrijfsleven leren hoe een organisatie ervoor staat en waar er bijgestuurd moet worden. Data helpt dus bij het creëren van inzicht, en het helpt bij het onthullen van trends en patronen.

Goede data is dus van groot belang voor elke organisatie. Het is daarbij niet alleen belangrijk om de data te verzamelen, je moet het ook om kunnen zetten naar bruikbare inzichten. Bedrijven en organisaties doen steeds meer online en werken steeds meer digitaal. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de externe en interne communicatie. Bijna alle communicatie gaat tegenwoordig via websites, apps, social media en e-mail.  

Daarom is er zoveel informatie en dat maakt het een kunst om je data zo effectief mogelijk te beheren en te analyseren. Wanneer je dit goed doet, is het dus eenvoudiger om je bedrijf in goede banen te leiden. Daarbij kan je beter sturen op groei van je bedrijf.

Welke soorten data zijn er

We kunnen de verschillende soorten data ten eerste in twee groepen verdelen. Ten eerste hebben we gestructureerde data. Denk hierbij aan CRM software en marketing software zoals Google Analytics. De gegevens zijn hier gestructureerd en geordend en zijn opgeslagen in systemen en databases. Dit maakt het makkelijk om deze data uit te lezen.

Daarnaast hebben we nog een andere vorm van data, namelijk: ongestructureerde data. Dit is de grootste tak van data en zijn eigenlijk alle losse documenten, bestanden en berichten. Het is een stuk lastiger om deze data in te zien en daarbij is het vaak niet gestructureerd en geordend. Bovendien gaat er veel meer tijd in zitten om deze data inzichtelijk te maken.

Voorbeelden van de verschillende soorten data

Hopelijk is het nu duidelijk welke twee groep van data er zijn. Laten we naar een paar voorbeelden kijken:

1. Verkoopdata: Dit is voor de meeste mensen een erg bekende vorm van data. Het bevat bijvoorbeeld informatie over de producten die verkocht zijn, voor welke prijs ze verkocht zijn en de datum dat ze verkocht zijn. Deze gegevens zijn van belang om verkoopprestaties te analyseren en toekomstige verkoopprestaties te maken. Met deze gegevens kunnen er ook marketing strategieën gemaakt worden om meer winst te genereren.
2. Social media-activiteit: Tegenwoordig maakt elk bedrijf ook gebruik van social media. Hieronder vallen bijvoorbeeld: LinkedIn, Facebook en Twitter. Likes, shares, reacties en volgers en de geplaatste berichten zijn hierbij het belangrijkste. Bedrijven kunnen met deze data zien welke content het beste ontvangen wordt en welke content het meeste gewenste conversies oplevert.
3. (Excel) spreadsheet: Bijna iedereen heeft wel vaker met Excel spreadsheet gewerkt. In Excel is het mogelijk om numerieke en tekstuele data op te slaan en te bewerken. Vaak wordt Excel gebruikt voor financiële overzichten of gegevens analyse. Excel spreadsheet vallen daarbij wel in ongestructureerde data. Het is bijvoorbeeld erg lastig om elke Excel sheet op dezelfde manier op te stellen, zodat alles makkelijk uit te lezen is.

Van ruwe data naar inzichtelijke data

Het is tegenwoordig niet alleen belangrijk om je data te verzamelen. Het is namelijk nog belangrijker om data inzichtelijk te maken. Met inzichtelijke data is het veel eenvoudiger om toekomstgerichte datagestuurde beslissingen te nemen.

Niet alleen de data is hierbij belangrijk, ook de betekenis, context en samenhang van de data zijn van onschatbare waarde. Hierdoor kan data goed begrepen worden en kan het ingezet worden om bijvoorbeeld bedrijfsprocessen te verbeteren.

Met behulp van Business Intelligence is het mogelijk om zowel gestructureerde- als ongestructureerde data inzichtelijk te maken. Verschillende softwarepakketten, bestanden en andere data, kunnen samengevoegd worden in één overzichtelijk dashboard. Dit dashboard kan dan echt de leidraad vormen voor de bedrijfsvoering.

Waarom een Business Intelligence (BI) dashboard om data inzichtelijk te maken?

We hebben het net al even kort benoemd. Power BI maakt het mogelijk om allerlei softwarepakketten en andere data te visualiseren in één overzichtelijk dashboard rapportage. Dit heeft verschillende voordelen:

1. Winnen van tijd: Het kan erg veel tijd kosten om alle beschikbare data te verwerken in bijvoorbeeld een Excel spreadsheet. Daarbij is het lastig en tijdrovend om data van verschillende softwarepakketten met elkaar te koppelen;
2. Real-time inzicht in gegevens: Het is mogelijk om een automatische nachtelijke update in te stellen. Dit maakt het mogelijk om elke dag de nieuwste gegevens in het dashboard te analyseren. Het zou erg veel tijd kosten om dit elke dag in Excel te vernieuwen.
3. Data gestuurde beslissingen maken: Je kan niet alleen historische gegevens inzien met een BI dashboard. Het is ook mogelijk om met BI voorspellende analyses te doen, zodat je in de toekomst betere keuzes kunt maken. Dit komt dus mede door de real-time data en de voorspellende functie van BI.

Hopelijk heb je nu een betere beeldvorming van de soorten data en waarom het zo belangrijk is om data inzichtelijk te maken. Wij zijn in staat om een BI dashboard voor jouw bedrijf of organisatie te realiseren. Het stappenplan voor ons is dan als volgt: ontsluiten van je bedrijfsdata, transformeren van je bedrijfsdata en dan visualiseren we de data in een dashboard.

Dus mocht je geïnteresseerd zijn in de mogelijkheden, kan je via onderstaande knop vrijblijvend contact opnemen. Dan kunnen we samen de mogelijkheden bespreken.